دستورالعمل داخلی رزرو سالنهای پژوهشگاه رویان
این دستورالعمل شامل کلیه پژوهشکدهها، معاونتها، مراکز، واحدها و کارکنان پژوهشگاه رویان است.
توضیحات (نام و نام خانوادگی و شماره همراه مهمانان خارج از سازمان الزامی می باشد)
شرایط ثبت درخواست
• درخواست صرفاً از طریق سامانه رزرو سالنها انجام شود.
• درخواست باید به تأیید مدیر یا مسئول واحد برسد.
• اطلاعات کامل شامل:
o عنوان برنامه
o تاریخ
o ساعت شروع و پایان
o تعداد شرکتکنندگان
o نام مسئول برگزاری
o شماره تماس
o تجهیزات مورد نیاز
o پذیرایی (در صورت نیاز، با هماهنگی معاونت پشتیبانی است)
o مهمانان خارج از سازمان (در صورت وجود با هماهنگی واحد حراست)
مهلت ثبت درخواست
• جلسات عادی: حداقل 3 روز کاری قبل از برنامه
• همایشها و مراسم: حداقل 14 روز کاری قبل از برنامه
• ضرورت دارد تمامی درخواستهای فوری و غیر فوری در سامانه ثبت گردد.
اولویت تخصیص سالن
1. برنامههای حوزه ریاست و معاونتها
2. جلسات رسمی پژوهشگاه و روئسای پژوهشکدهها
3. رویدادهای علمی
4. برنامههای آموزشی
5. مناسبتها
6. سایر درخواستها بر اساس زمان ثبت
تغییر یا لغو رزرو
• در صورت انصراف، حداقل ۲۴ ساعت قبل اطلاع داده شود.
• عدم اعلام لغو ممکن است در تعیین اولویتهای بعدی واحد مؤثر باشد.
• هرگونه تغییر زمان منوط به هماهنگی مجدد است.
مسئولیت واحد برگزارکننده
واحد برگزارکننده موظف است:
• رأس ساعت سالن را تحویل بگیرد و تحویل دهد.
• از تجهیزات به درستی استفاده کند و در صورت بروز مشکل به واحد سمعی و بصری اطلاع دهد.
• از ورود افراد غیرمرتبط جلوگیری کند.
• سالن را در وضعیت مناسب تحویل دهد.
• خسارات احتمالی را اعلام کند.
• از تغییر چیدمان سالن بدون هماهنگی خودداری نماید.
• از جابجایی لوازم و تجهیزات سالن خودداری نماید.
شرایط حضور مهمانان خارج از سازمان
• اعلام و ثبت اسامی مهمانان و شماره تماس آنها در سامانه.
• هماهنگی با حراست و روابط عمومی.
• رعایت ضوابط ورود
مسئولیت واحد سمعی و بصری
• بررسی درخواستها
• اعلام تأیید یا عدم تأیید
• هماهنگی آمادهسازی سالن
• مدیریت تقویم رزرو
موارد خاص
• در شرایط اضطراری یا برگزاری برنامههای خاص تنها با هماهنگی معاونت آموزشی و ثبت در سامانه، امکان جابجایی وجود دارد.
• در این صورت مراتب در اولین فرصت به واحد درخواستکننده اطلاع داده خواهد شد.
نکات قابل توجه
• برای درخواست پذیرایی باید با معاونت پشتیبانی هماهنگیهای لازم انجام شود و واحد سمعی و بصری هیچ مسئولیتی در این خصوص ندارد.
• زمان رزرو باید شامل زمان آمادهسازی و جمعآوری تجهیزات نیز باشد.
• نصب بنر یا اطلاعیه صرفاً با هماهنگی امکان پذیر است.
• استفاده خارج از ساعت اداری صرفاً با هماهنگی قبلی امکان پذیر است.
• در صورت تأخیر بیش از ۳۰ دقیقه و عدم اطلاع قبلی، رزرو میتواند لغو شود.
• افزایش تعداد شرکتکنندگان نسبت به ظرفیت سالن مجاز نیست.
• مسئولیت رعایت اصول ایمنی و حفظ تجهیزات بر عهده برگزارکننده است.
• استفاده شخصی یا غیراداری از سالنها ممنوع است.
• هر واحد فقط یک نفر را به عنوان نماینده پیگیری رزرو معرفی کند.
• برنامههایی که دارای مهمان ویژه، رسانه یا پوشش خبری هستند باید هنگام ثبت درخواست اعلام شوند.